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アプリ別利用制限の設定例

よくあるkintoneアプリを例に、AIに見せる範囲を考えるためのたたき台です。

基本方針

最初から全アプリを広く許可するのではなく、業務価値が高く、リスクを説明しやすいアプリから始めます。

アプリ例推奨方針AIに見せやすい項目注意する項目
案件管理読み取り・集計から開始案件名、顧客名、ステータス、担当者、金額、予定日値引き理由、契約条件、社内評価
問い合わせ管理要約・件数確認から開始種別、ステータス、受付日、担当者、期限本文内の個人情報、秘密情報、クレーム詳細
顧客管理フィールド制御必須会社名、業種、地域、担当者個人携帯、個人住所、役職者メモ
人事・労務原則利用拒否または強い制限公開済みの組織情報のみ給与、評価、健康情報、勤怠詳細
契約管理限定利用契約種別、期限、担当部署契約本文、金額条件、法務コメント

読み取りだけで始める設定例

  • レコード本文の取得は少数件に制限する。
  • 件数確認や傾向把握は集計を使う。
  • 個人情報を含むフィールドを非表示またはマスクする。
  • 検索や並び替えにも非許可フィールドを使わせない。

一部書き込みを許可する設定例

許可しやすい操作理由
コメント追加記録が残り、本文の修正より戻しやすい。
ステータス更新業務フローが明確なら確認しやすい。
担当者メモの更新専用フィールドに限定すれば影響範囲を抑えやすい。

避けたい設定

  • すべてのフィールドを読み取り可能にする。
  • 金額、契約、承認に関わるフィールドを書き込み可能にする。
  • 削除操作を通常利用者に広く許可する。
  • 用途が曖昧なまま個人情報を含むアプリを対象にする。